วิธีใช้ To, CC, BCC, ในการส่งอีเมล แต่ละอันต่างกันอย่างไร ใช้ตอนไหน

แม้ปัจจุบันเราจะส่งอีเมลน้อยลง และเน้นสื่อสารด้วยการแชท แต่สำหรับคนที่ทำงานที่ต้องติดต่อกับบริษัทอื่นๆ เป็นประจำ อีเมลยังเป็นช่องทางสื่อสารที่สำคัญอย่างมาก เนื่องจากย้อนกลับมาอ่านได้ง่ายและมีหลักฐานชัดเจนครับ เวลาส่งอีเมลจะมีช่องให้ใส่ชื่อผู้รับถึง 3 ช่อง คือ To, CC, และ BCC มาดูกันว่าทั้ง 3 แบบนี้แตกต่างกันอย่างไร และใช้ตอนไหนครับ

To และ CC

ทั้งสองอย่างนี้คล้ายกันมากๆ ครับ สามารถใส่ชื่อผู้รับกี่คนก็ได้ตามที่เราต้องการ เมื่อส่งไปแล้วผู้รับทุกคนจะได้เนื้อหาจดหมายที่เหมือนกัน และสามารถดูได้ว่าเราส่งอีเมลฉบับนั้นไปให้ใครบ้าง ความแตกต่างคือ CC ย่อมาจาก Carbon copy หรือกระดาษสำเนาครับ เป็นการสื่อให้ผู้รับทราบว่าที่ได้รับเป็นสำเนาเพื่อแจ้งให้ทราบเฉยๆ ไม่จำเป็นต้องตอบกลับหรืออย่างใด อาจจะใช้เพื่อเพิ่มคนไว้ใน Mail loop เฉยๆ ก็ได้

BCC

ย่อมาจาก Blind carbon copy จุดต่างสำคัญจาก CC คือ ถ้าเราส่งเมลให้หลายๆ คนพร้อมกัน ผู้รับจะมองไม่เห็นว่าเราส่งอีเมลให้ใครบ้าง จะมองเห็นเฉพาะชื่อตัวเองเท่านั้น เหมาะสำหรับเวลาส่งอีเมลให้คู่ค้าหลายๆ ราย โดยไม่ต้องการให้แต่ละรายทราบว่าเราส่งเมลให้ใครบ้างครับ

ในการทำงานจริง มีหลายครั้งที่ผมเจอการใช้งาน CC และ BCC ผิด ซึ่งอาจส่งผลระดับเปิดเผยข้อมูลลับของบริษัทได้เลยทีเดียว เมื่อทราบวิธีใช้งานแล้วขอให้ทุกท่านใช้งานอย่างถูกต้องครับ